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公開日:2011年4月15日

4月から施行される「公文書管理法」 月刊「企業実務」 2011年4月号

編集部

実務情報STATION


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公文書といわれてもなかなかぴんときませんが、簡単に言うと、「国や地方公共団体あるいは公務員が業務上作成する文書」ということになります。

国民共通の財産ともいえる公文書ですが、その大切な記録を保存・公開するための規則を定めた「公文書管理法」(正式名称は「公文書等の管理に関する法律」)が、4月から施行されます。

公文書管理法の目的は、これまでの各省庁ごとの文書管理を作成から廃棄、保存、公開まで一貫したルールで統一して、適切かつ効率的な行政を実現するとともに、公的機関の活動をオープンにすることにあります。

たとえば、法施行後、保存期間が終了した文書は国立公文書館に移管するか、破棄しなければなりませんが、破棄するには内閣総理大臣の同意が求められます。

これまでは、どのような公文書を作成し、何年保存するかといったことは、各省庁の判断に委ねられ、作成された文書の管理体制の監視も十分とはいえませんでした。
そのため、大切な会議の議事録が作成されなかったり、年金記録のずさんな管理、薬害肝炎の被害者リストの放置などの問題(事件)が生じていました。

企業側の留意点は、公文書管理法の施行後、官公庁と取引をしている場合に、文書管理体制が問われる可能性があることです。

大企業は、日本版SOX法により文書・記録を適切に保存する体制が求められています。今後は中小企業でも文書管理に積極的に取り組んでいきたいものです。

なお、法律の直接の対象となるのは国・独立行政法人等ですが、地方公共団体にも、法律の趣旨に則り、保有文書を適正に管理するための施策の策定と実施が「努力義務」として課せられます。



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