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公開日:2015年9月24日

通知開始直前!「マイナンバー」対策はいまここまで進める【必要な就業規則の見直しとモデル規定例】【基本方針と取扱規定の策定例】 月刊「企業実務」 2015年10月号

服部英治(社会保険労務士法人名南経営・社会保険労務士)


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マイナンバー通知の開始を前に、中小企業が最低限しておきたいのは、マイナンバーを従業員やその家族等からスムーズに回収するための規定整備だ。
その進め方とモデル規定例について、連載枠を拡大して詳解する。

必要な就業規則の見直しとモデル規定例


いよいよ2016年1月よりマイナンバーを用いて各種申請等を行なうようになり、その導入直前期の現在、多くの企業がその準備に追われています。
人事給与システムをマイナンバー対応のために他社メーカーのものに切り替える企業もあれば、各種安全管理対策を講じるために人事部門の配置レイアウトを変更する企業もあり、それぞれの企業が自社のレベルに応じて様々な取組みを行なっています。
そうした企業における取組みの一方で、政府もマイナンバー対応を着々と進めており、2015年10月5日時点の住民票所在地の全国民に対して、書留郵便によって順次送付する手はずを整えようとしています。
企業は、これから従業員や所得税法上の扶養対象家族のマイナンバーを回収していくステップに進んでいくことになります。
とはいえ、単純に回収をすればよいということではありません。
個人番号は12桁の秘匿性の高い番号であることから、管理を正しく行なう目的で回収時には利用目的を通知しなければならないこととなっています。


必要となる利用目的の通知


2016年以降は、従業員に対しての源泉徴収票発行等にあたってマイナンバーを記載しなければなりません。
従業員に届いたマイナンバーの回収にあたっては、その利用目的を通知しなければなりませんが、特定個人情報保護委員会のガイドラインにおいて、「就業規則への明記」という方法がその方法の一例として挙げられており(図表1)、通常はこの方法をとることになると思います。

図表1 ガイドラインが示す「利用目的通知」の方法


利用目的通知についての就業規則の整備

では、利用目的通知を就業規則にどのように記載すればよいか、その規定例が図表2です。

図表2 利用目的通知に関しての就業規則記載例

企業によっては、利用目的の箇所に、具体的に使用する帳票類(例:雇用保険被保険者資格取得届等)をすべて列挙して、別表にまとめているケースもあるようです。
しかし、帳票類が今後、電子申請等によって統廃合される可能性は高く、また記載することを漏らしていた場合には利用できなくなる、といったデメリットもあります。
また、継続的に具体的に列記された書式が有効な書式であるのか否かなどを確認して規定の別表をメンテナンスすることは実務的に困難であることから、細かく帳票類を列記する方法は、控えたほうがよいでしょう。ある程度、抽象的に記載したほうが都合がよいかと思います。

(続く)

企業実務



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