N.J. HIGH-TEC - NJ Business Online

経理・税務 | エヌ・ジェイ出版販売株式会社


【お知らせ】 実践「経営実学大全」 好評発売中です

Home経理・税務企業実務・特別記事 ≫ 事務担当者は必読 「事務ミス」ゼロのヒントを紹介します!...
公開日:2014年6月20日

事務担当者は必読 「事務ミス」ゼロのヒントを紹介します! 月刊「企業実務」 2014年7月号

藤井美保代(株式会社ビジネスプラスサポート)


このエントリーをはてなブックマークに追加  

事務ミスはあってはならないものですが、ある一定の頻度で確実に起こってしまいます。事務ミスをなくすためには、仕事を効率的にマネジメントすることが重要になります。ここでは、そのヒントを紹介します。


「事務ミス」はどうすればなくせるのか

事務の仕事に取り組むなかで、「ミスのない仕事をいかに実現するのか」は、経理・総務の担当者の大きな関心事でしょう。

ひとたびミスが起こってしまうと、やり直すという2度手間が発生するだけでなく、周囲の同僚、関係部署に迷惑をかけ、場合によっては会社の対外的な信頼も失墜させてしまいます。

仕事の進め方を工夫すればミスはゼロにできる

とはいえ、ことさらミスを恐れたり、ミスをする自分はダメな存在だ、と落ち込む必要はありません。ミスが起きる原因を探っていくと、自分の仕事の進め方がよくなかったり、周りとの連携がいまひとつだったりすることがほとんどです。

ちょっとしたチェックを怠らないこと、仕事の進め方を少し工夫することで、ミスを減らすことができます。誰にとっても「事務ミス」ゼロは、達成可能なのです。

「ミスがどうしてなくならないのか」と嘆くのではなく、「どうすればなくせるのか」と発想の転換をしてみてください。楽しみながら実践することが、解決の糸口となります。

ミスは「人」「道具」「環境」に由来する

ミスには必ず、それを引き起こす要因がある、という認識をもちましょう。

ミスが起こる要因は、「人」に由来するもの、「道具」に由来するもの、「環境」に由来するものの3つに大別できます(図表1)。

図表1 ミスが起こる原因
「人」に由来するミスについて、その要因としてまず挙げられるのが知識やスキルの不足です。最近では経費節減や効率化によって1人当りの業務量が増え、社員教育のために十分な費用や時間を投資することが難しくなっています。こうした状況から、以前よりもミスが起きやすい要因が増えていると考えられます。また、慣れや集中力の低下もミスの大きな要因といえます。

「道具」に由来するミスについては、道具そのものに不備があるケースのほか、道具を使いこなせない、作業にふさわしい道具を選んでいないなど、人と道具のミスマッチが問題になるケースなどがあります。

また、マニュアルや手順書なども仕事をミスなく正確に進めるために必要な道具といえますが、これらの不備が逆にミスを招くこともあります。

「環境」に由来するミスについては、大きく分けて2通りが考えられます。

物理的にデスク周りの環境が整理整頓されていないケースと、チームの連携やコミュニケーションが取りにくいなど人間関係の不備に関わるケースです。

(続く)

企業実務



このエントリーをはてなブックマークに追加  



PAGE TOP