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公開日:2021年12月23日

改正 電子帳簿保存法の施工で、中小企業が最低限行なうべきこととは? 月刊「企業実務」 2022年1月号

髙橋 良和(税理士事務所タカジム/公認会計士・税理士)


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改正電子帳簿保存法のあらまし

電子帳簿の保存に関するポイント

自社で作成する書類の電子保存に関するポイント

取引先が作成した書類の電子保存に関するポイント

税務調査対応はどのように変わるのか


2022年1月から、改正電子帳簿保存法が施行されます。企業経理の電子化を推し進める契機と期待されていますが、実務面で変更せざるを得ない部分も多いです。同改正法をおさらいしたうえで、実務面で求められる対応を解説します。

※本稿は、2021年12月10日時点の情報に基づいています(2022年度税制改正大綱において、「電子データ保存」にまつわる改正事項について2年間の猶予を設ける経過措置が盛り込まれました)

改正電子帳簿保存法のあらまし

改正で対象となる帳簿と書類とは

2022年1月より、改正電子帳簿保存法が施行されます。
まずは、改正の対象(=どこが変わるのか)を押さえることで、実務で対応すべき点が明確になります。
今回の改正の対象は、日々の取引を記録する「帳簿」と帳簿の根拠になる「書類」(契約書、請求書、領収書など)で、特に電子データで保存する場合の保存方法です。
実務では、メールやチャットで取引きの内容を確認してPDFで見積書や請求書を受け取り、会計ソフトを使って帳簿を作成するのが当たり前になっています。
ですが、法律上は帳簿も書類も紙で作成することが前提になっており、「保存すべき正式な帳簿・書類は紙に限る」という時代が長く続いていました。
1998年に電子帳簿保存法が施行され、やっとデータでの保存もOKとなりましたが、要件が大変厳しく、データで書類を受け取ってもわざわざ紙で保存している会社がほとんどです。
今回の改正では、このような現場の非効率を見直し、実務上も帳簿、書類を電子データで保存することを前提にして、次のように変更が加えられました。

・電子データで作成された帳簿、書類を電子データのまま保存できるようにする
・電子データの信頼性を確保するため一定の要件を満たすように求める

改正の対象になる帳簿と関連書類は図表1のとおりです。

図表1 改正の対象となる帳簿と書類図表1 改正の対象となる帳簿と書類

実務で扱う帳簿と書類を「作成者」「作成方法」「保存形式」の観点から分類して、改正の対象になるものを青で色づけしています。

改正の概要

改正項目は、多岐にわたりますが、細かな点は必要に応じて確認すれば十分です。
実務を担当するうえで頭に入れておかなければいけないのは、「原則として、電子データで受け取った書類は電子データのまま保存する」という点です(図表1の(3)下欄の「電子データで保存」に該当します)。
前述のとおり、現行の電子帳簿保存法は保存要件が厳しいため、多くの会社ではPDFなどの電子データで書類を受け取っても紙に出力して保存しています。改正後は、電子データで書類を受け取った場合、紙に出力して保存しても正式な書類としては認められなくなる予定でした。しかし、企業のデジタル対応の遅れに配慮して、急遽、2年間の猶予措置が設けられることになりました。
その他、紙で作成された書類を受け取る場合は従来の扱いと同様、紙のまま保存すれば、法律上も正式な書類として認められますし、一定の要件を満たせばスキャンして電子データとして保存することも認められます。
改正電子帳簿保存法のポイントは、次の2点です。実務上は、まずこの2点を押さえておけば問題ないでしょう。

・電子データで受け取る書類は電子データのまま保存する(2年間猶予)
・紙で受け取る書類は、従来どおり(紙のまま保存or要件を満たす電子データで保存)

(続く)

企業実務



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