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公開日:2014年12月16日

2016年から開始 「社会保障・税番号制度」(マイナンバー)で総務が押さえておくべきこと 月刊「企業実務」 2014年12月号

野田宏明(社会保険労務士・ITストラテジスト)

企業実務TOPICS(総務・人事)


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【3】税、社会保険の手続きにおける個人番号の利用

マイナンバー制度が始まると、税や社会保険の法定帳票の様式が変わります。
手書きで記入している場合は大きな影響は受けませんが、給与計算ソフト等でコンピュータから出力している場合、様式変更に伴うシステム変更が必要となります。
もちろん、電子データとして提出している場合は、そのデータ・レイアウトも変更となることが想定されます。

(4)不要になった個人番号の破棄

安全管理措置の一環として、不要となった個人番号は速やかに破棄することが求められます。
法定帳票には各法で定められている保存期間があるため、退職した場合であっても、その期限まではこれまでどおり保管する必要があります。

そして、その保存期間が経過した時点で速やかに破棄することが求められます。

個人番号を扱う給与計算ソフト等においては、たとえば、情報の有効期限管理を行ない、不要となった個人番号を適宜削除するような対策が考えられます。
同様に扶養控除等申告書などの紙保存の書類についても、法定保存期間を過ぎれば、速やかに破棄する必要があります。


制度開始までにやるべきこと・考えるべきこと

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以下、制度開始までの準備について、ポイントを整理しておきましょう。

(1)給与計算ソフト等の改修・バージョンアップ

システムで管理することを想定している場合、各種法定帳票の様式変更と安全管理措置への対応が必要となります。
給与計算ソフトを使用している場合、ソフトの提供元はマイナンバー制度に対するバージョンアップを必ず実施してきます。
自社の取扱規程を策定するためにも、どのような機能変更になるのか、その内容をできる限り早めに把握する必要があるでしょう。

なお、給与計算ソフト以外にも個人番号を取り扱う予定の情報システム(経理システム等)があれば、同様の対策が求められます。

(2)取扱規程の策定

特定個人情報保護委員会から出されるガイドラインを参考にして、特定個人情報の取扱規程の作成が必要となります。
情報システム等の対応方針を踏まえて、自社の業務運用に沿ったルールを検討しましょう。

(3)従業員からの個人番号取得

個人あてに通知カードが届いた後、会社は従業員から個人番号を取得しなければなりませんが、取得の際には「利用目的の通知」と「本人確認」が必要となります。

利用目的の通知については、社内LAN等を利用した通知、利用目的を記載した書類の提示、就業規則への明記等の対応が考えられます。

本人確認の方法については、従業員数が多い企業では作業負荷にも留意しましょう。

(4)委託先との協議(事務を委託する場合)

個人番号を取り扱う事務は、すべて外部委託することも可能です。
現在、関連する業務を社会保険労務士や給与アウトソーシング会社等に委託している場合は、制度開始後も継続して委託することが可能です。

しかし、委託先において適切な安全管理がなされているかを監督する義務がありますので、事前にこの点について委託先との協議が必要でしょう。

また、現在は外部委託していない場合でも、特定個人情報管理のリスク回避のため、この機会に外部委託を検討することも選択肢の1つかもしれません。

               ◇

以上のように、企業としてマイナンバー制度に適切に対応するためには各種の対策が必要となります。人事・総務部門としては、早めに対応に取り掛かるべきでしょう。



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