NJ Publishing Sales - NJ Business Online

総務・人事 | エヌ・ジェイ出版販売株式会社


【お知らせ】 月刊「企業実務」好評発売中!

Home総務・人事企業実務TOPICS(総務・人事) ≫ 大切な情報資産を守る 長期保存のためのデータ管理の最新知識...
公開日:2011年5月16日

大切な情報資産を守る 長期保存のためのデータ管理の最新知識 月刊「企業実務」 2011年5月号

山下貞麿(日本レコードマネジメント株式会社コンサルタント代表)

企業実務TOPICS(総務・人事)


このエントリーをはてなブックマークに追加  

様々な文書の長期保存が企業には求められるが、紙、電子などの形式ごとにメリット・デメリットが存在する。古いデータをなくすことなく、閲覧しやすい形式で保存するためのデータ管理の最新事情を紹介する。


電子文書が増えても減らないオフィスの紙文書

近年、行政機関や一般企業で電子メディア(ハードディスク、CD、DVD等)に記録される形で保管されている文書が爆発的に増加している。ただし、これら電子で作成された文書でも、重要なものや長期保存を義務づけられたものについては、ほとんど紙に出力して、紙を原本として保存されているものが少なくない。

電子化が進んでも、オフィスの紙文書は依然として増えている。その紙がオフィスのスペースを圧迫したり、分類整理・ファイリング・保存・廃棄などのペーパーワークが増加し、業務の効率化やマンパワー削減の大きな妨げになっている。

そこでいま、多くのオフィスで電子文書管理の新しい取組みが始まっている。電子で作成した文書は紙に出力せず、電子を原本として保管・保存する新しい文書管理システムの構築である。

電子を主体にして管理するペーパーレス化の最も大きな課題は、「電子文書の原本性と長期保存性の確保」である。

電子による文書管理には多くのメリットがある反面、書替えや消去などが容易にできる。もともと「原本性」の確保という点では弱いのである。

また、電子文書の保存可能な期間は、記録メディアの「耐用年数(寿命)」と、それに記録されている文書を検索閲覧するシステムやアプリケーションソフトの利用可能な期間に依存する。

特に、日進月歩で進化するシステムやアプリケーションソフトの更新に対応して、様々なメディアで管理されている多種多様な電子文書を、その都度モレなく確実に長期間にわたって移替え(変換)を実施することは、煩雑な管理や作業を伴う。

そうした実情から、文書の長期保存に際して、複数の記録媒体の特性を活かすシステムについての関心が高まっている。

このような事情をふまえ、電子文書(データ)の長期保存の取組みの基本的な考え方について述べてみたい。なお本稿では、情報資源として組織が保有している文書・記録・データ等を総称して「文書」ということに留意されたい。



このエントリーをはてなブックマークに追加  




PAGE TOP