NJ Publishing Sales - NJ Business Online

総務・人事 | エヌ・ジェイ出版販売株式会社


【お知らせ】 月刊「企業実務」好評発売中!

Home総務・人事企業実務TOPICS(総務・人事) ≫ ビジネスの基本スキル! 各種「議事録」を効率的に作成するコツ教えます

ビジネスの基本スキル! 各種「議事録」を効率的に作成するコツ教えます 月刊「企業実務」 2012年1月号

堀内伸浩(文章コンサルタント)

企業実務TOPICS(総務・人事)


日常のちょっとしたミーティングや会議・打合せの議事録から、取締役会・株主総会の議事録まで、総務部門が作成に携わる議事録はいろいろあります。そうした議事録を効率的にまとめるコツを紹介します。


会社で作成する議事録には、会議の出席者に配付する備忘録的なものから、会議に出席していない上司などへの報告書的な意味合いのものまで、様々な目的・用途のものがあります。
したがって、すぐれた議事録とは、それぞれの目的・用途に合ったものといえるわけですが、共通していえることは、「一読しただけで会議の内容が理解できるものであること」といえるでしょう。
具体的なポイントとしては、以下の3つが挙げられます。
(1)読みやすいように、項目別、議題別に整理されていること
(2)疑問が生じないように、具体的に書かれていること
(3)行動しやすいように、理由や目的が書かれていること

議事録作成に必要な能力とは?

では、このようなすぐれた議事録を作成するには、どんな能力が必要なのでしょうか。
第一に必要なのは、想像力です。じつは、想像力はすべてのビジネス文書に欠かせないほど重要な能力だといっても過言ではないのですが、この能力が低い人や、能力はあるのに使っていない人が多いのが実情なのです。
議事録の場合でいえば、
「読み手は何を知りたがっているのか?」
「読み手が知りたい情報の優先順位は?」
「読み手にこの専門用語の意味が理解できるか?」
など、読み手の視点で物事を考えることができる力。これが議事録をまとめる際に、最も必要な能力といえます。そのうえで、
・会議の内容を漏れなくメモするための集中力
・わかりにくい話をわかりやすく簡潔にまとめる要約力
・話の順番を読み手の知りたい順番に並び替える編集力
・読みやすいように配置するレイアウト力
なども、議事録作成に必要な能力といえるでしょう。

メモとICレコーダーを併用する

ここからは議事録を効率的にまとめるためのコツについて、いくつか具体的に紹介していきたいと思います。
まずは会議の記録の取り方についてのコツから。理想は、会議中の発言をすべて正確にノートにメモしたり、パソコンに入力したりすることですが、むずかしいのが実情といえます。
そこでお勧めしたいのが、ICレコーダーの活用です。
ただし、ICレコーダーだけに頼ってメモをまったく取らないのは問題です。なぜなら、あとから文字起こしをするのに、すごく時間がかかってしまうからです。文字起こしは録音時間の4倍はかかると考えておきましょう。
また、大人数の会議になると、音声だけでは誰の発言なのかがはっきりしない場合がありますので、発言者の名前は必ずメモしておきます。
ICレコーダーはあくまで控えとして利用し、メモと併用するようにしましょう。

議事のポイントの押さえ方

会議やミーティングでは、重要なことから雑談まで、様々な発言が飛び出します。慣れないうちはそのなかからどの発言を記録として残し、どの発言を捨てるかの判断がむずかしいところです。
ただし、議事録には絶対に欠かせない項目があります。次の項目に該当する発言は必ずメモするようにしましょう。
・報告事項
・議題に関連する発言
・賛成意見、反対意見
・決定事項、保留事項
・今後の課題および宿題


(2012.01.16)

1 2 3





PAGE TOP