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公開日:2011年2月16日

より快適な環境をつくろう 総務が知っておきたいオフィスレイアウトの基本と応用 月刊「企業実務」 2011年2月号

小林修一(オフィスネット・ドットコム株式会社/オフィス管理士)

企業実務TOPICS(総務・人事)


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オフィスレイアウトの基本は、安全かつ効率的な配置となっていること。1日の大半を過ごすことを考えると、人間工学的にも配慮したいものです。そこで、レイアウトを考える際に知っておきたいポイントを紹介します。

これから人事異動や新入社員の入社などの時期を迎え、オフィスレイアウトの変更が多く行なわれるシーズンとなります。

しかし、一般のオフィスで行なわれるレイアウトは「空いているスペースにデスクやオフィス家具を並べる」ことが多いもの。

レイアウト変更は、ひんぱんに行なうわけにはいかないので、十分に考慮したうえで業務効率が上がるようなレイアウトを目指したいものです。
ここでは、オフィスレイアウトについての基本的な考え方とその応用をご紹介します。


どういうオフィスにしたいかを決める

まず最初に、「どういうオフィスにしたいか」という基本方針(オフィス・コンセプト)を決めましょう。
基本方針といっても、あまりむずかしく考える必要はありません。
たとえば、基本方針を「明るく開放的なオフィス」と決めたとします。すると「明るい」「開放的」といったキーワードがコンセプトとなるので、「オフィス全体の見通しがよく、フロア全体が広く感じられるオフィス」というイメージが導かれます。

そこで次に、そのようなオフィスをつくるにはどうすればよいかということを考えます。

いろいろな考え方があるとは思いますが、見通しがよいということを念頭に置けば「座っている状態で、壁際以外に目線より高い家具やものを置かず、広々と感じられるオフィス」という具体的なイメージが浮かび上がります。

このように、最初に基本方針を決めておけば、後々、レイアウトデザインについて迷った際でも、選ぶべき方向がみえてきます。


ゾーニングを考える

次に、ゾーニングを考えます。
ゾーニングとは、オフィスを構成する様々なゾーンを、オフィス全体にどう割り振るかを考える作業です。

このゾーニングに、オフィスレイアウトの成否がかかっているといっても過言ではないでしょう。

オフィスにおけるゾーンは、大きく3つに分けられます。

  1. 来客者(部外者)が立ち入れるゾーン
  2. 従業員のみが立ち入れるゾーン
  3. 従業員と来客者が共有するゾーン

この3つのゾーンがもつ違いは大きく、従業員や来客者の動線を考えつつも、全体とのバランスを保たなければなりません。

また、ゾーニングは、個人情報保護法に伴うプライバシーマークやISO27001を取得する際にも重要なポイントとなります。

まず、(1)~(3)の各ゾーンについて、具体的にスペースを割り振ります。
たとえば、次のとおりです。

  1. 受付、打合せコーナー、応接室など
  2. 総務、経理、営業などの各部署、倉庫、サーバールームなど
  3. 打合せコーナー、応接室、喫煙室など

そして、部門単位や来客者との関連性を考慮して、密接な関係をもつ部門・エリアを隣接させることで業務の効率化を図ります。
そのためには、部門・エリアごとの関連性を調べておくとよいでしょう。
下表にあるような部門別隣接マトリックスを作成し、隣接させたほうがよい部門、離したほうがよい部門を考慮してゾーニングを行ないます。

Image1

Image2

たとえば、来客を迎えたり、配達物を受け取るために受付スペースの近くに執務系の部門を配置したり、来客者との打合せが多い営業部と応接室などは隣接させるなどの配慮が必要となります。

一方、ゾーニングには、「機能スペース」という考え方を採り入れる方法もあります。
機能スペースとは、業務とそれ以外の生活に必要なスペースのことです。具体的には以下のようなものが考えられます。

(1) 一般執務スペース
オフィスのなかで最も面積を占めるスペースで、仕事に直接必要な機能をもつ場所

(2) 役員専用スペース
役員が専用で使う場所で、役員室や役員用会議室などが含まれる。役員席が一般執務スペースにある場合は考慮しない

(3) 業務支援スペース
仕事をサポートする場所で、会議室や応接室、受付やコピー・ファクシミリの設置場所などをいう

(4) 情報管理スペース
文書などを保管する倉庫やサーバールームなどをいう

(5) 生活支援スペース
社員食堂や喫煙室、リフレッシュルームなど日常生活に関わるスペースのこと

(6) 交通スペース
人が通るスペースで通路や廊下のこと
これらの機能スペースも考慮しながら、ゾーニングを行なうとよいでしょう。



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