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公開日:2011年1月25日

社員を受け入れたときの社会保険事務は 

高橋徹(人事労務コンサルタント/特定社会保険労務士)

人事ワンポイント知識


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社員を採用したとき、または同一社内の他の事業所からの転入(転勤、出向など)があったときは、その者について、その事業所の被保険者の資格が発生した旨の届出を行なわなければならないことになっている。
その届とは、「健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届」を所轄年金事務所に提出することである。
また、新たに採用した被保険者に被扶養者があるときは「被扶養者(異動)届」を所轄の年金事務所に提出しなければならない。


「健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届」の提出

【どんなとき】

  1. 新たに社員を採用したとき。
  2. 強制適用事業所になったとき。
  3. 本支店からの転入者があったとき。
  4. 任意適用加入の認可があったとき。
  5. 臨時の従業員・日雇者から被保険者の資格を取得する者があるとき。

【いつまでに】

入社の日など資格を得た日から5日以内に。

【どこへ】

所轄年金事務所の適用担当課の窓口または健康保険組合へ持参する。
組合管掌の場合、健康保険については健康保険組合へ、厚生年金保険については所轄年金事務所へ提出する。
厚生年金基金にも加入する場合には、その基金にも届け出る。

【添付書類等】

被保険者に被扶養者があるときは、「健康保険被扶養者(異動)届」を同時に提出する。
その他、被保険者の状況によって、様々な添付書類が必要になるが、それをまとめたのが次の図表である。

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【記入前の準備】

新たに採用した者に支給すべき賃金月額を確認する。
手当等の月額もすべて賃金月額に含まれる。報酬月額を算出し、その計算内容を保存しておく。

この届の用紙は、年金事務所からもらってくる。

【実務上の注意】

前に国民健康保険に加入していたり、公務員の共済組合の組合員だったりした者については、その資格喪失の手続きがすんでいるかどうかをできれば確認しておく。この資格取得届など、健保・厚保の届出様式は、都道府県により様式が若干異なっているので、注意する必要がある。

【住所等の届出】

厚生年金保険の被保険者に住所等の変更があったときは、速やかに変更届を提出する。

【届出のあと処理】

資格取得届を窓口へ提出すると、年金事務所では、被保険者の資格を確認し、届け出た標準報酬月額に誤りがなければ、確認の印を押して返却または返送してくる。
このとき、健康保険の被保険者証が交付または同送される。

前に厚生年金の被保険者だったことがない者(つまり、厚生年金保険被保険者証や年金手帳のない者)については、新しく基礎年金の番号を付与されたうえ、年金手帳も新しく作られ交付または送られてくる。

そこで、この通知書は健保・厚保の交付または届出書ファイルを作って綴じておく。この通知書は、届書を提出したときの証拠となるほか、保険料の計算に必要となるため、法令では事業主に対して2年間の保存期間を定めている。

このような保存期間が定められているのは、保険料の時効などの関係によるものだが、資格関係の通知書については、後になって退職した者からの年金番号や資格期間の照会に役立つものだから、できれば永久保存にすることが望ましく、被保険者の多い事業所では資格関係の通知書だけでも永久保存しておくと便利である。通知書によって確定した標準報酬月額などは、一応本人に通知しておく。


「被扶養者(異動)届」の提出

【どんなとき】

新たに採用した被保険者に被扶養者があるとき、被保険者が結婚したとき、子供が生まれたときなど、被扶養者に異動・変更があるとき。

【いつまでに】

資格取得の日または異動のあった日から5日以内に。

【どこへ】

年金事務所の適用担当課の窓口または健康保険組合へ持参。

【添付書類等】

被扶養者の年齢が満16歳以上60歳未満の人については、ふつう自分で働いて自活できるものと考えられるので、これに該当する人を被扶養者として届け出る場合には、仕事や収入の有無、生計維持関係を調査される。
したがって、学生の場合には在学証明書、病人であれば医師の診断書、そのほかの場合には住民税非課税証明書(市区町村長が発行するもの)などを添付しなければならない。
ただし、配偶者についてはこれらの証明は不要。同居が条件となっている者については、住民票が必要。

【記入前の準備】

添付書類はいずれも被保険者本人に用意させることになるので、該当する者については、早目に説明をして証明等をとれるようにしておく。

【実務上の注意】

この届は、被保険者が書いて事業主に提出させるものだが、様式は会社が用意して渡し、記入上の注意点なども指示する必要がある。
被扶養者の範囲など、同居、同一世帯でなければならない場合、同一世帯でなくてもよい場合をはっきりさせることがポイント。
社員の家族状況表、社員カードなどの社内資料によってチェックすればよい。


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